Сектор документационного обеспечения деятельности и контроля

 

---

ПОЛОЖЕНИЕ о секторе документационного обеспечения деятельности и контроля департамента информационных технологий в сфере управления государственными финансами комитета финансов Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Сектор документационного обеспечения деятельности и контроля Департамента информационных технологий в сфере управления государственными финансами комитета финансов Ленинградской области (далее – структурное подразделение) является структурным подразделением департамента информационных технологий в сфере управления государственными финансами Комитета финансов Ленинградской области (далее — департамент, Комитет).

1.2.  В своей деятельности структурное подразделение руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами  Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Уставом Ленинградской  области, областными законами и иными нормативными правовыми актами Ленинградской области, положением о Комитете, а также настоящим Положением.

1.3.  Структурное подразделение осуществляет свою деятельность
во взаимодействии с представителями федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, органов исполнительной власти Ленинградской области, иных государственных органов Ленинградской области, органов исполнительной власти иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления Ленинградской области, других структурных подразделений Комитета.

1.4.  Структурное подразделение находится по адресу: Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 67.

 

2. Функции структурного подразделения

2.1. Обеспечивает проведение семинаров, конференций, коллегий, конкурсов, совещаний и других мероприятий в целях реализации закрепленных за Комитетом полномочий и функций. Организует работу ежегодных межрегиональных семинар-совещаний, коллегий и ежемесячных собраний Комитета.

2.2. Осуществляет контроль за сроками исполнения поручений Губернатора Ленинградской области после проведенных совещаний.

2.3. Организует, в установленном порядке, прием граждан и представителей органов местного самоуправления, предприятий, организаций и учреждений
в соответствии с правовыми актами Комитета, поручением Президента Российской Федерации от 26 апреля 2013 года № Пр-936 «О ежегодном проведении 12 декабря общероссийского дня приема граждан в День Конституции Российской Федерации».

2.4. Ведет учет обращений граждан в системе ССТУ (Сетевой Справочный Телефонный Узел).

2.5. Организует рассмотрение поступивших в Комитет обращений граждан, объединений граждан и юридических лиц в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

2.6. Подготавливает информацию по обращениям граждан и организаций для предоставления в Администрацию Губернатора и Правительства Ленинградской области.

2.7. Участвует в подготовке сведений, их обобщений о результатах деятельности органов исполнительной власти Ленинградской области
к кадровому совету при Губернаторе Ленинградской области  (Распоряжение Губернатора Ленинградской области от 20 ноября 2012 года № 734-рг).

2.8. Выполняет функцию Комитета, связанную с награждением Почетной грамотой Комитета финансовых работников (финансистов) Ленинградской области, а также  в соответствии с правовым актом Комитета ведет учет и подготовку наградных материалов работников Комитета и финансовых органов муниципальных образований для представления в Администрацию Губернатора и Правительства Ленинградской области, а также в соответствующее отраслевое министерство Российской Федерации.

2.9. Обеспечивает ведения делопроизводства в Комитете, в том числе:

2.9.1 Ведение системы электронного документооборота Ленинградской области в Комитете.

2.9.2. Прием и учет (регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции).

2.9.3. Учет (регистрация) документов внутреннего делопроизводства Комитета.

2.9.4. Представление входящих документов и материалов на рассмотрение председателю Комитета или лицу, его замещающему.

2.9.5 Направление в соответствии с указаниями (резолюцией) председателя Комитета и руководителя структурного подразделения документов и материалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее - исполнитель).

2.9.6. Прием от исполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений) Комитета, для представления их на доклад, рассмотрение (подписание) председателю Комитета или уполномоченному работнику.

2.9.7. Учет (регистрация) исходящих документов (решений) Комитета, обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам.

2.9.8. Ввод в электронную базу данных информации о движении документов.

2.9.9. Контроль за прохождением и сроками исполнения документов внутри Комитета.

2.9.10. Подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел Комитета, согласование номенклатуры дел с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела.

2.9.11. Ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.9.12. Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (по личному составу) на основании описей дел структурных подразделений Комитета (спустя два года завершения их делопроизводством), подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения
в установленном порядке.

2.9.13. Участие в работе постоянно действующей экспертной комиссии Комитета (организация ведомственного архива Комитета), созданной
для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов в Архивный фонд Российской Федерации.

2.9.14. Ежемесячная проверка наличия документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования».

2.9.15. Обеспечение хранения, учета и использования бланочной продукции, печатей и штампов Комитета.

2.9.16. Представление в Администрацию Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений о прохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации.

2.9.17. Консультирование работников Комитета по вопросам делопроизводства.

2.10. Обеспечивает представление правовых актов Комитета для размещения (опубликования) на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) в государственное казенное учреждение Ленинградской области «Государственный экспертный институт регионального законодательства», а также в Законодательное собрание Ленинградской области и Управление Минюста России по Ленинградской области.

2.11. Участвует в разработке в пределах компетенции структурного подразделения нормативных правовых актов Ленинградской области в форме приказов Комитета, а также правовых актов Ленинградской области, имеющих ненормативный характер, в форме распоряжений Комитета.

2.12. Обеспечивает работу Общественного совета при Комитете финансов Ленинградской области.

 

3. Организация деятельности структурного подразделения

3.1. Руководство деятельностью структурного подразделения осуществляет начальник сектора (далее – начальник структурного подразделения).

3.2. Начальник структурного подразделения непосредственно подчиняется начальнику департамента.

3.3. Начальник структурного подразделения:

3.3.1. Руководит деятельностью структурного подразделения на принципах единоначалия.

3.3.2. Осуществляет текущее и перспективное планирование работы структурного подразделения.

3.3.3. Распределяет материалы, поручения, задания и документы между работниками структурного подразделения.

3.3.4. Контролирует исполнение работниками структурного подразделения
их обязанностей, в том числе исполнение документов по качеству и срокам, посещение заседаний коллегиальных органов, соблюдение служебного распорядка
и правил пожарной безопасности в помещениях.

3.3.5. Вносит начальнику департамента:

- предложения о назначении на должность и освобождении от должности государственной гражданской службы в структурном подразделении (в тех случаях, когда в соответствии с действующим законодательством назначение
на соответствующую должность осуществляется без проведения конкурса),
а также ходатайства и предложения по вопросам, связанным с прохождением государственными гражданскими служащими структурного подразделения государственной гражданской службы;

- предложения о приеме на работу и увольнении с работы работников структурного подразделения, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Ленинградской области, а также ходатайства и предложения по вопросам, связанным с выполнением указанными работниками трудовых обязанностей.

3.3.6. Анализирует деятельность структурного подразделения с целью последующего устранения выявленных недостатков и совершенствования работы.

3.3.7. Подготавливает и представляет начальнику департамента проект положения о структурном подразделении, проекты должностных регламентов государственных гражданских служащих структурного подразделения, проекты должностных инструкций работников структурного подразделения, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Ленинградской области. Обеспечивает своевременную разработку и согласование указанных проектов для их последующего утверждения.

3.3.8. Обеспечивает выполнение структурным подразделением функций, предусмотренных настоящим Положением.

3.3.9. Несет дисциплинарную и иную, предусмотренную действующим законодательством, ответственность:

- за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей;

- за невыполнение или ненадлежащее выполнение структурным подразделением функций, предусмотренных настоящим Положением.

3.4. В период временного отсутствия руководителя структурного подразделения его обязанности исполняет уполномоченное должностное лицо структурного подразделения, назначаемое начальником департамента.