Отдел документационного обеспечения деятельности и контроля

ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе документационного обеспечения деятельности и контроля департамента информационных технологий в сфере управления государственными финансами комитета финансов Ленинградской области

1. Общие положения

     1.1. Отдел документационного обеспечения деятельности и контроля Департамента информационных технологий в сфере управления государственными финансами комитета финансов Ленинградской области (далее – структурное подразделение) является структурным подразделением комитета финансов Ленинградской области (далее – Комитет), входит в состав Департамента информационных технологий в сфере управления государственными финансами Комитета.

     1.2.  В своей деятельности структурное подразделение руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами  Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Уставом Ленинградской  области, областными законами и иными нормативными правовыми актами Ленинградской области, положением о Комитете, а также настоящим Положением.

     1.3.  Структурное подразделение осуществляет свою деятельность
во взаимодействии с представителями федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, органов исполнительной власти Ленинградской области, иных государственных органов Ленинградской области, органов исполнительной власти иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления Ленинградской области, других структурных подразделений Комитета.

     1.4.  Структурное подразделение находится по адресу: Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 67.

     1.5.    В состав структурного подразделения входит документационный сектор.

 2. Функции структурного подразделения

По вопросам организационного обеспечения:

2.1. Обеспечивает проведение семинаров, конференций, коллегий, конкурсов, совещаний и других мероприятий в целях реализации закрепленных за Комитетом полномочий и функций. Организует работу ежегодных межрегиональных семинар-совещаний, коллегий и ежемесячных собраний Комитета.

2.2. Осуществляет контроль за сроками представления проектов поручений Губернатора Ленинградской области после проведенных совещаний.

2.3. Организует, в установленном порядке, прием граждан и представителей органов местного самоуправления, предприятий, организаций и учреждений
в соответствии с правовыми актами Комитета, поручением Президента Российской Федерации от 26 апреля 2013 года № Пр-936.

2.4. Участвует в подготовке сведений, их обобщений о результатах деятельности органов исполнительной власти Ленинградской области
к кадровому совету при Губернаторе Ленинградской области  (Распоряжение Губернатора Ленинградской области от 20 ноября 2012 года № 734-рг).

2.5. Обеспечивает выполнение функций государственного заказчика
при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для нужд органа исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с требованиями законодательства
о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

По вопросам участия председателя Комитета в мероприятиях:

2.6. Обобщает и ежемесячно направляет в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области информацию:

- о командировках председателя Комитета в г. Москву (министерства Российской Федерации и иные федеральные органы исполнительной власти)
и муниципальные районы Ленинградской области;

- об участии в общественно-политических и культурно-массовых мероприятиях, проводимых в муниципальных образованиях Ленинградской области.

2.7. Формирует календарные планы основных мероприятий председателя Комитета на год, на квартал, на месяц.

2.8. Составляет графики выезда председателя Комитета и заместителей председателя Комитета в муниципальные образования при проведении областных мероприятий.

2.9. Оперативно взаимодействует с вице-губернаторами Ленинградской области, членами Правительства Ленинградской области, руководителями органов исполнительной власти Ленинградской области, органов местного самоуправления, иных органов и организаций во исполнение поручений Губернатора Ленинградской области и поручений руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградкой области.

2.10. Выполняет функцию Комитета, связанную с награждением Почетной грамотой Комитета финансовых работников (финансистов) Ленинградской области, а также  в соответствии с распоряжением Комитета от 01 сентября 2014 года
№ 18-03/01-18-61 ведет учет и подготовку наградных материалов работников Комитета и финансовых органов муниципальных образований для представления
в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области, а также
в соответствующее отраслевое министерство Российской Федерации.

 По вопросам оформления служебной корреспонденции, контроля выполнения распорядительных документов:

2.11. Обеспечивает ведения делопроизводства в Комитете, в том числе:

2.11.1 Ведение системы электронного документооборота Ленинградской области.

2.11.2. Прием и учет (регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции).

2.11.3. Учет (регистрация) документов внутреннего делопроизводства Комитета.

2.11.4. Представление входящих документов и материалов на рассмотрение председателю Комитета или лицу, его замещающему.

2.11.5 Направление в соответствии с указаниями (резолюцией) председателя Комитета и руководителя структурного подразделения документов и материалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее - исполнитель).

2.11.6. Прием от исполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений) Комитета, для представления их на доклад, рассмотрение (подписание) председателю Комитета или уполномоченному работнику.

2.11.7. Учет (регистрация) исходящих документов (решений) Комитета, обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам.

2.11.8. Ввод в электронную базу данных информации о движении документов.

2.11.9. Контроль за прохождением и сроками исполнения документов внутри Комитета.

2.11.10. Подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел Комитета.

2.11.11. Ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.11.12. Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (по личному составу) на основании описей дел структурных подразделений Комитета (спустя два года завершения их делопроизводством), подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения
в установленном порядке.

2.11.13. Участие в работе постоянно действующей экспертной комиссии Комитета (организация ведомственного архива Комитета), созданной
для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.11.14. Ежемесячная проверка наличия документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования».

2.11.15. Обеспечение хранения, учета и использования бланочной продукции, печатей и штампов Комитета.

2.11.16. Представление в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений о прохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации.

2.11.17. Консультирование работников Комитета по вопросам делопроизводства.

2.12. Обеспечивает представление нормативных правовых актов Комитета
для размещения (опубликования) на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) в государственное казенное учреждение Ленинградской области «Государственный экспертный институт регионального законодательства», правовых актов Комитета для размещения (опубликования)
на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru),
а также в Законодательное собрание Ленинградской области и Управление Минюста России по Ленинградской области. Для выполнения указанной функции структурное подразделение оформляет копии нормативных правовых актов
в соответствии с требованиями, установленными областным законодательством, проверяет комплектность документов, контролирует отправку и получение.

2.13. В пределах своей компетенции издает правовые акты в соответствии
с областным законодательством.

По вопросам регистрации поступивших в Комитет обращений граждан
и юридических лиц:

2.17. Подготавливает информацию по обращениям граждан и организаций для предоставления в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области.

2.18. Ведет учет обращений граждан в системе ССТУ (Сетевой Справочный Телефонный Узел).

3. Организация деятельности структурного подразделения

3.1. Руководство деятельностью структурного подразделения осуществляет начальник структурного подразделения.

3.2. Начальник структурного подразделения непосредственно подчиняется начальнику Департамента информационных технологий в сфере управления государственными финансами Комитета.

3.3. Начальник структурного подразделения:

3.3.1. Руководит деятельностью структурного подразделения на принципах единоначалия.

3.3.2. Осуществляет текущее и перспективное планирование работы структурного подразделения.

3.3.3. Распределяет материалы, поручения, задания и документы между работниками структурного подразделения.

3.3.4. Контролирует исполнение работниками структурного подразделения
их обязанностей, в том числе исполнение документов по качеству и срокам, посещение заседаний коллегиальных органов, соблюдение служебного распорядка
и правил пожарной безопасности в помещениях.

3.3.5. Вносит заместителю председателя Комитета, курирующему деятельность Департамента информационных технологий в сфере управления государственными финансами, по согласованию с начальником Департамента:

- предложения о назначении на должность и освобождении от должности государственной гражданской службы в отделе (в тех случаях, когда
в соответствии с действующим законодательством назначение
на соответствующую должность осуществляется без проведения конкурса),
а также ходатайства и предложения по вопросам, связанным с прохождением государственными гражданскими служащими отдела государственной гражданской службы;

- предложения о приеме на работу и увольнении с работы работников отдела, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Ленинградской области, а также ходатайства и предложения по вопросам, связанным с выполнением указанными работниками трудовых обязанностей.

3.3.6. Анализирует деятельность структурного подразделения с целью последующего устранения выявленных недостатков и совершенствования работы.

3.3.7. Подготавливает и представляет заместителю председателя Комитета, курирующему деятельность Департамента информационных технологий в сфере управления государственными финансами, по согласованию с начальником Департамента:

-  проект положения об отделе;

- проекты должностных регламентов государственных гражданских служащих отдела;

- проекты должностных инструкций работников отдела, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Ленинградской области;

- обеспечивает своевременную разработку и согласование указанных проектов для их последующего утверждения.

3.3.8. Обеспечивает выполнение структурным подразделением функций, предусмотренных настоящим Положением.

3.3.9. Несет дисциплинарную и иную, предусмотренную действующим законодательством, ответственность:

- за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей;

- за невыполнение или ненадлежащее выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением.

3.4. В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет уполномоченное должностное лицо.